企業の機密情報を含む重要な契約書。紙やファイルサーバーでの管理にセキュリティの不安を抱えていませんか？本記事では、契約管理システムによるセキュリティ対策のメリットや、システムの選び方をわかりやすく解説します。
紙の契約書をキャビネットや書庫で物理的に保管している場合、どうしても紛失や盗難といった人的ミスによるリスクが伴います。担当者が書類を持ち出したままどこかに置き忘れたり、誤って廃棄してしまったりする事故は少なくありません。また、長期間保管することによる経年劣化や、火災、水害といった予期せぬ災害によって書類が判読不能になる可能性も考えられます。企業にとって重要な証拠となる書類が失われると、法的なトラブルに発展する恐れもあるため、物理的な管理には限界があると言えるでしょう。
PDF化した契約書を社内のファイルサーバーやExcelなどで管理する方法も広く行われていますが、そこにもセキュリティ上の懸念が潜んでいます。アクセス権限の設定が曖昧な状態だと、本来閲覧すべきではない従業員でも重要な機密情報に触れてしまう恐れがあります。Windowsのファイルサーバーや各種クラウドストレージなどでもログ取得は可能ですが、履歴管理機能が限定的であり、契約管理に特化した監査体制を構築しにくいのが実情です。意図しない情報漏洩や悪意ある改ざんを招きやすく、万が一トラブルが起きた際の原因究明に膨大な時間と労力がかかることになります。
特定の担当者だけが契約書の保管場所や管理ルールを把握しているような、いわゆる属人化した管理体制は企業にとって大きなリスク要因です。担当者の退職や急な異動によって引き継ぎが不十分だった場合、重要な契約書がどこにあるのか誰もわからないという事態に陥りかねません。管理プロセスがブラックボックス化することで、不正持ち出しや情報の改ざんが起きたとしても、周囲がそれに気づくのが遅れる可能性が高まります。組織全体で統一された透明性の高い管理ルールを敷くことが、安全な運用への第一歩となります。
専用の契約管理システムを導入することで、セキュリティ対策は大きく向上します。その大きな理由の一つが、システムの操作履歴を記録する監査ログ機能の存在です。誰が、いつ、どの契約書にアクセスし、ダウンロードや承認といったどのような操作を行ったのかがすべてシステム上に自動で記録されます。この記録が残ることで、万が一の不正アクセスや情報漏洩が発生した際にも、速やかに原因を特定し、適切な対処を行うことが可能となります。また、見られているという意識が働くため、社内における不正行為の抑止力としても機能する点は大きな魅力です。
契約管理システムでは、ユーザーごとに細かくアクセス権限を設定できる機能が備わっています。たとえば、特定の部署のメンバーのみが閲覧できるように制限したり、役職に応じて編集権限を付与したりと、企業の組織体制に合わせた柔軟な管理を行えるのが特徴です。これにより、業務に関係のない人物が機密情報に触れるリスクを大幅に低減させることが可能です。システムによっては、閲覧権限だけを与えてダウンロードや印刷を制限できるものもあります。このような機能を活用すれば、意図しない情報の持ち出しを未然に防ぐことにつながるでしょう。
多くのクラウド型契約管理システムは、高いセキュリティ基準を満たした外部のデータセンターを利用してデータを保管しています。自社の環境で管理するのに比べ、より堅牢な物理的セキュリティとネットワーク監視が施されているのが特徴です。また、定期的なバックアップが自動で行われるため、ハードウェアの故障やランサムウェアの被害に遭った場合でも、データを安全に復旧できる可能性が高まります。災害時の事業継続計画（BCP）の観点や、電子帳簿保存法に対応した安全なデータ保存という面からも、外部の専門的な環境を利用することは企業にとって心強い選択となります。
昨今では、IDとパスワードの流出による不正アクセス被害が後を絶たないのが現状です。そこで契約管理システムの多くは、ログイン時に追加の認証を求める多要素認証（MFA）に対応しています。スマートフォンへのSMS認証や専用アプリでのコード入力などを組み合わせることで、たとえパスワードが漏洩したとしても第三者のログインを防ぐことが可能です。さらに、シングルサインオン（SSO）に対応した製品や、特定のIPアドレスからしかアクセスできないように制限をかける機能を持つシステムも存在します。このように認証の壁を厚くすることで、社外からの悪意ある攻撃から大切な契約情報を保護できる点が強みと言えるでしょう。
安全な契約管理システムを選ぶ際の指標となるのが、サービス提供企業が取得しているセキュリティ認証です。代表的なものとして、情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格であるISMS（ISO/IEC 27001）や、クラウドセキュリティに特化したISO27017などが挙げられます。こうした第三者機関による認証を取得しているサービスは、一定の情報セキュリティ管理体制が整備されていることを示す指標となります。認証取得が絶対的な安全を保証するわけではありませんが、自社の要件と照らし合わせつつ、公式サイトなどでこれらのマークの有無をチェックしておくことが大切です。
インターネットを通じて重要な契約データをやり取りするクラウドサービスでは、データ暗号化の仕組みが不可欠です。通信経路がTLSなどによって適切に暗号化されているかを確認し、通信の傍受による情報漏洩リスクがないかを調べましょう。さらに、サーバーに保存された状態のデータ自体も暗号化されているシステムを選ぶことが大切です。万が一、サーバーへの不正侵入を許してしまったとしても、データが暗号化されていれば第三者が内容を解読することは困難になります。システムの仕様書や担当者へのヒアリングを通じて、暗号化の強度を確認してください。
企業によって、求められるセキュリティの水準や社内規定（セキュリティポリシー）は異なります。そのため、検討しているシステムが自社の基準をしっかりと満たしているかを照らし合わせる作業が欠かせません。金融機関や大企業などでは、パスワードの有効期限の指定や、データの保管場所（サーバーの所在地）が国内に限定されているかといった細かな要件が求められるケースもあります。システム導入後に社内規定に違反していたことが発覚する事態を避けるためにも、事前に情報システム部門や法務部門と連携して要件定義を進めるのが賢明です。
企業の根幹を支える契約書は、厳重なセキュリティ体制のもとで管理されなければなりません。紙やファイルサーバーによる従来の管理手法では、紛失や情報漏洩といったさまざまなリスクと常に隣り合わせの状況にあります。契約管理システムを導入することで、細やかなアクセス制御や操作ログの取得、多要素認証といった堅牢なセキュリティ機能を利用できます。大切な機密情報を守り抜くためにも、自社のポリシーに合ったシステムを選定し、安全な契約管理体制を構築しましょう。
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