電子帳簿保存法の改正により、電子取引で授受した契約書などのデータは、電子的な形式のまま保存することが義務付けられました。本記事では、契約管理システムを活用して法要件をスムーズに満たす方法や、自社に適したシステムの選び方についてわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存するためのルールを定めた法律です。本来、紙での保管が原則とされてきた税務関連の書類を、一定の要件を満たすことでデジタルデータとして管理できるようになりました。対象となる書類は契約書という種類に限定されず、電子取引で授受した国税関係書類全般が含まれます。具体的には、企業間で交わされる業務委託契約書や秘密保持契約書だけでなく、売買契約書、発注書、見積書、納品書、請求書なども対象です。デジタル化が進む現代のビジネス環境において、制度の内容を正確に把握しておくことが重要といえます。
近年の法改正によって大きな転換点を迎えたのが、電子取引に関するデータ保存のルールです。以前は、メール添付のPDFや電子契約サービスを通じてやり取りしたデータであっても、印刷して紙ベースで保存することが認められていました。しかし現在では、電子的に受け取った契約書や請求書は、そのまま電子データとして保存しなければならないと定められています。なお、紙で締結した契約書まで電子化が義務付けられたわけではありません。とはいえ、電子取引の割合が増えている企業において対応に遅れが生じると、税務調査などで指摘を受けるリスクも考えられるため、早急な体制構築が求められています。
電子データの保存が義務付けられたとはいえ、必ずしも専用システムが必要なわけではありません。社内の共有フォルダなどに保存する場合でも、真実性と可視性の要件を満たせば適法となります。しかし、手作業でファイル名に日付や金額を入力し、改ざん防止の運用ルールを徹底し続けるのは、現場の負担が大きくなりがちです。そこで、多くの企業では専用の契約管理システムを利用することで、要件を満たしやすい環境を整えています。法令に対応しやすい機能を備えた製品が多く、過去の契約内容を瞬時に検索できるようになるため、日常の業務効率化やペーパーレス化によるコスト削減も期待できるでしょう。
電子帳簿保存法に対応するうえで、とくに重要な要件のひとつが真実性の確保です。これは、保存されているデータが改ざんされていない本物であることを証明するための決まりを指します。具体的には、その時点でデータが存在しており、以降改ざんされていないことを証明するタイムスタンプの付与機能が求められます。あるいは、データの訂正や削除を行った際にその履歴がシステム上に記録される仕組みを導入することや、事務処理規程を定めて運用することも有効な手段です。誰がいつ、どのような変更を加えたのかが明確になるシステムを選ぶことで、データの信頼性を維持しながら安全に管理できるようになります。
真実性と並んで求められるのが、保存したデータを確認したいときにすぐ探し出せる可視性の確保です。電子取引データの保存においては、原則として「取引年月日」「取引金額」「取引先」の三つの項目で検索できる機能が求められています。ただし、一定の要件を満たす小規模事業者などでは、検索要件に猶予や例外が適用されるケースもあります。くわえて、日付や金額の範囲を指定して絞り込む機能や、二つ以上の項目を掛け合わせて検索できる機能も実務上便利です。また、税務調査の際などに担当者がスムーズに操作できるよう、システムの概要書や操作マニュアルを備え付けておくことも定められています。
自社に合った契約管理システムを選ぶ際、機能が法律の要件を満たしているかを一つずつ確認するのは非常に手間がかかる作業です。そこで導入判断の有力な参考材料となるのが、JIIMA認証を取得しているかどうかという点になります。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が発行するこの認証は、該当のソフトウェアが電子帳簿保存法の要件に対応していることを客観的に示すものです。ただし、認証があるからといって自動的に適法となるわけではなく、企業側での適切な運用設定や保存ルールも重要になります。それでも、認証マークがあるサービスを選べば、システム側の法的要件に関する確認の負担を軽減できるという利点があります。
新たに契約管理システムを導入する際は、すでに社内で稼働している他のITツールとの親和性を確認することも大切です。例えば、電子契約システムや社内稟議を行うワークフローシステムと連携できれば、契約の締結から保管までのプロセスをシームレスにつなぐことが可能になります。システム同士が独立していると、片方のデータをダウンロードしてもう一方へ手動でアップロードするといった二度手間が発生しかねません。既存の業務フローに組み込みやすいシステムを選ぶことで、従業員への負担を抑えつつ、スムーズな運用開始を実現できるでしょう。
契約書には、企業の機密情報や顧客の個人情報など、外部に漏れてはならない重要なデータが多数含まれています。そのため、システム選びにおいてはセキュリティ対策の充実度も決して無視できない要素となります。通信の暗号化やデータのバックアップ体制が整っていることはもちろん、アクセス権限を細かく設定できるかどうかも確認しておきたいポイントです。役職や部署に応じて閲覧できる契約書を制限できれば、内部からの情報漏えいや意図しないデータ改ざんのリスクを低減できます。安全な運用環境が整備されているか、慎重に見極めるようにしてください。
電子帳簿保存法の改正にともない、電子取引でやり取りした契約書などのデータは、適切な要件のもとで管理することが求められています。契約管理システムを活用することは、運用負担を軽減しスムーズに法要件を満たすための有効な選択肢です。システムの導入は単なる法令遵守にとどまらず、書類の検索性を高め、ペーパーレス化による業務の効率化を推進するきっかけにもなるでしょう。選定の際は、JIIMA認証の有無を参考にしつつ、既存システムとの連携やセキュリティ面もあわせて検討してみてください。
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