契約管理システムと契約書管理システムの違いとは？

契約管理システムと契約書管理システム、名前が似ていて何が違うのか迷っていませんか？実はこの2つ、実務上はほぼ同義として扱われています。本記事では、言葉のニュアンスの違いや、自社に合うシステムの選び方を解説します。

契約管理システムと契約書管理システムは「ほぼ同義」

どちらも目的は「契約関連業務の効率化」

契約管理システムと契約書管理システムのどちらを導入しようか検討する際、まず知っておきたいのは、両者の目指すゴールに大きな隔たりはないということです。企業が日常的に抱えている契約関連の業務負担をいかに軽減し、スムーズな業務遂行や確実なリスク管理を行うかという根本的な目的は共通しています。たとえば、これまでキャビネットに保管していた紙の書類や、各担当者のパソコンに散在しているPDFデータを一元的に管理する機能は、どちらのシステムにも備わっている傾向にあります。加えて、契約の更新期限が近づいた際に担当者へアラートで知らせる機能や、必要な書類をすぐに見つけ出せる高度な検索機能なども、名称を問わず多くのサービスで標準的に提供されていると言えるでしょう。

なぜ呼び方が分かれているのか？

機能面にそれほど明確な差がないにもかかわらず、なぜ異なる名称で呼ばれるのか疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。その主な理由は、システムを提供するベンダーごとのブランディング戦略や、どの機能に焦点を当ててアピールしたいかというニュアンスの違いに由来していると考えられます。システム名称を付ける際、「契約」という業務のプロセスそのものに注目して名付ける企業もあれば、取り交わされる「契約書」という文書や証憑としての側面に重きを置いて名付ける企業もあるわけです。そのため、製品を探す際には言葉の定義にとらわれすぎる必要はなく、あくまで自社の要件に合致しているかを見ることが重要になってきます。

あえて違いを挙げるなら？言葉が持つニュアンスの差

「契約書管理システム」は文書・ファイルの保管に強み

二つの言葉がほぼ同義であるという前提に立ちつつ、あえて言葉のニュアンスからくる傾向を紐解いてみましょう。「契約書管理システム」という名称を採用しているサービスの場合、締結が完了した紙の契約書や電子ファイルの保管、整理、そして検索といった「文書管理」の側面に力を入れていることが多いようです。長年キャビネットに眠っている膨大な過去の契約書をペーパーレス化し、必要なときに必要な情報をすぐ探し出せる状態にしたいと考える企業にとっては、要件にマッチしやすい設計になっています。物理的な保管スペースの削減や、監査時の迅速な書類提示を主な目的としている場合には、頼もしい選択肢となるはずです。

「契約管理システム」はプロセス全体の最適化に強み

一方で「契約管理システム」という名称が使われる場合、単なる文書の保管にとどまらず、契約業務のライフサイクル全体をカバーしようとするニュアンスが含まれやすい傾向にあります。具体的には、契約書の作成段階から社内での審査、決裁、そして実際の締結、さらにはその後の更新管理に至るまでの一連のフローを最適化することを目指しています。また、契約内容の細かなデータ化や、営業支援システムであるSFA、基幹業務システムであるERPなど、社内の他システムとの連携によるデータ活用を視野に入れている製品でよく使われる呼称となっています。業務の入り口から出口までを包括的に管理したい場合に適していると言えます。

自社に適したシステムの選び方

解決したい課題の棚卸しをする

実際にシステムを導入するフェーズに入った際は、システムの名称に惑わされるのではなく、「自社が今、どのような課題を抱えていて、何に困っているのか」を明確に洗い出す作業から始めることをお勧めします。単に過去の文書を検索しやすくして業務効率を上げたいのか、あるいは契約書の作成や法務部門によるレビューの時間を短縮したいのか、企業によって悩みはさまざまです。さらに、担当者の退職や異動によって発生しがちな、期限切れによる意図しない自動更新のリスクを未然に防ぎたいといったコンプライアンス上の課題もあるかもしれません。まずは社内の関係部署にヒアリングを行い、解決すべき優先順位をつけていくことが第一歩となります。

必要な機能が備わっているか確認する

自社が抱える課題が明確になった後は、その課題の解決へと導いてくれる機能を持つシステムを慎重に選定していくステップに入ります。たとえば、すでに導入している電子契約サービスと連携して、締結から管理までをシームレスに行いたい場合は、API連携機能が充実しているかどうかが重要なチェックポイントになってきます。また、ユーザーのITリテラシーに合わせて直感的に操作できる画面設計になっているかどうかも、社内で定着させるためには見逃せない要素です。一つのサービスだけで決めてしまうのではなく、複数のサービスを比較検討し、自社の予算や実情に適したものを選ぶように心がけるとよいでしょう。

まとめ

契約管理システムと契約書管理システムは、厳密な定義の違いはなく、実務上はほぼ同義として使われています。言葉のニュアンスとして、前者は業務プロセス全体に、後者は文書の保管や検索に焦点を当てる傾向がありますが、実際の機能は製品によって多様です。導入を検討する際は、システムの名前に惑わされず、自社の課題解決に必要な機能がしっかりと備わっているかを見極めることが大切になります。

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