契約管理システムは、導入するだけでは本来の機能を発揮しきれない場合があります。システムを現場に定着させ、適切に運用していくためには「運用ルール」を明確にすることが重要です。本記事では、ルールを定める重要性をはじめ、システム定着に向けたポイントについて解説します。
運用ルールがない状態では、特定の担当者しか契約の状況を把握できない「属人化」が起こりやすくなります。社内で統一したルールを設けることで、担当者が変更になった場合でも引き継ぎの負担軽減が期待でき、業務が滞りなく進行できる体制を検討する際の判断材料になります。
ルールが不明確だと、不要な契約が自動更新されてしまったり、古い内容のまま管理されたりする可能性があります。更新予告期日などの管理ルールをあらかじめ決めておくことは、不利な条件での契約継続や管理ミスといったリスクの軽減につなげるための重要な確認事項となります。
システムに情報を登録する人や更新する人、契約の継続や解約を判断する責任者を明確に決めておくことが重要です。担当が曖昧なままだと古い情報が残りやすくなるため、異動時などの引き継ぎフローも併せて決めておけば、誰がどの業務を行うべきかを確認しやすくなります。
紙の契約書と電子契約が混在している場合でも、保存場所に関わらず、相手方や期間などの項目を共通の台帳（システム）に登録するルールが求められます。同じ基準で情報をまとめることで、現在どの契約が有効であるかを一覧で把握し、必要な対応を検討する際の判断材料になります。
システムに登録した情報を放置せず、実際の契約内容とデータが一致しているかを定期的に確認する「棚卸し」を行うことが大切です。終了した契約がシステム上で有効なままになっていないかを確認するフローを設けることで、常に正しい情報をもとに状況を判断する体制づくりに寄与します。
誰がどの契約情報に対し、閲覧や編集などのアクセスができるかを明確に設定しておくことが重要です。アクセス権限を管理するルールを設けることで、情報漏えいや意図しないデータの改ざんを防ぐためのセキュリティ体制が整っているかを確認する基準になります。
情報セキュリティを維持する観点から、アクセス制限の見直しや台帳データの定期的なバックアップ方法を決めておくことが求められます。入力ミスがないかを確認する手順なども社内ルールとして整備しておくことで、不測の事態に備えた管理体制を構築する際の検討材料になります。
契約管理システムは、導入した時点がゴールではなく、運用ルールや体制を事前に決めておくことで長期的な有効活用が期待できます。単にシステムへ情報を登録するだけでなく、担当者や管理基準、セキュリティ対策などを明確に設定することが、システム導入を定着させるポイントです。自社の管理状況を把握し、優先すべき課題に合わせてどのような運用ルールが必要かを判断するための参考にしてください。
契約管理の中で、大きく分けると統合管理の不足・煩雑な承認ルート・契約書管理の属人化の3つがボトルネックになることが多くあります。
そこで、代表的な3つのボトルネックが原因で顕在化する課題別に、それぞれおすすめの契約管理システムを紹介します。
