契約が多様化する中、紙の契約書やExcelでの契約管理では限界があります。そこで活用したいのが契約管理システムです。契約管理システムでは、何ができるのでしょうか？
本記事では、システム導入にあたって知っておきたい契約管理システムの基本を解説します。
契約管理システムは、企業が締結した契約書を電子的に一元管理し、業務効率化とリスク軽減を図るためのツールです。契約書の紛失リスクの低減、更新漏れの防止、情報共有の円滑化などが期待でき、法務部門の業務負担軽減にもつながります。
ペーパーレス化やセキュリティ強化も実現可能です。契約管理システムは、契約書のライフサイクル全体をデジタルで管理し、企業のコンプライアンス強化や業務の効率化に貢献します。
契約書に設定された契約期間や更新日を管理し、期限が近づくと自動で通知する機能です。更新漏れや解約忘れを防ぎ、無駄な支払いを避けることができます。
契約書の基本情報（契約相手、締結日、有効期限など）を一覧化した台帳を自動で作成する機能です。契約内容の把握が容易になり、管理業務の効率化が図れます。
契約書の本文や関連情報をキーワードや属性で検索できる機能です。必要な契約書を迅速に見つけ出し、業務のスピードアップが可能となります。
ユーザーごとに閲覧・編集・削除などの権限を設定する機能です。機密情報への不正アクセスを防ぎ、組織内で必要な情報だけを共有可能にします。また、承認フローや担当者ごとの作業制限も設定でき、セキュリティと業務効率を両立できます。
契約管理システムを導入することで、契約書の保管・検索・更新管理を一元化でき、情報の見落としや更新漏れを防げます。また、契約内容の共有や承認フローを効率化でき、業務時間の削減に貢献します。
さらに、アクセス権限の設定により情報漏洩リスクを低減し、コンプライアンス強化やセキュリティ向上も実現可能です。
「契約管理システム」と「契約書管理システム」は、どちらも契約書の保管・検索・期限管理などの機能を提供するシステムで、ほぼ同じです。両者は、契約書の電子化・一元管理を通じて業務効率化やリスク軽減を目的としており、機能や目的に大きな違いはありません。
システムを選ぶ際は、名称ではなく、実際に搭載されている機能で判断しましょう。
契約管理システムは、導入形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。
クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する方式。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えつつ短期間で導入可能です。一方、オンプレミス型は、自社内のサーバーにシステムを構築する方式で、管理コストや導入期間がクラウド型よりかかる傾向があります。
契約書には機密情報や重要な取引内容が含まれるため、管理体制の強化が欠かせません。紙やファイルサーバーによる運用では、紛失や情報漏洩、属人化などの課題が生じやすくなります。契約管理システムを活用することで、アクセス管理や操作履歴の記録が可能となり、組織全体で安全性と管理品質の向上を図れる環境が整います。
契約書の保管場所や管理方法が部署ごとに異なると、更新条件や解約期限の確認に手間がかかります。契約内容を集約して管理することで必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、確認作業の効率向上や業務負担の軽減が期待できます。
電子帳簿保存法への対応では、単にデータを保管するだけでなく、必要な情報を確実に管理できる仕組みづくりが重要です。契約管理システムを選ぶ際は、法要件だけでなく、日々の業務負担や将来的な運用まで見据える視点が求められます。
海外拠点との契約管理では、単に情報を共有するだけでなく、各地域の担当者が正しく理解し運用できる環境づくりが重要です。多言語対応の仕組みを取り入れることで、業務の停滞や認識のずれを防ぎ、グローバルな契約体制を整えるきっかけになります。
電子契約システムは契約を「結ぶ」ため、契約管理システムは結んだ契約を「管理する」ためのシステムで、カバーする範囲が異なります。機能の一部が重なるため混同されやすいものの、解決できる課題は別のものです。
電子契約を導入しても更新漏れや承認の属人化が残るのは、締結後の工程を担う仕組みがないためです。自社の課題が締結の手間なのか、締結後の管理なのかを切り分けることが選定の出発点になります。
CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは、契約の発生から作成・審査・交渉・締結、そして締結後の管理・更新までを一連のライフサイクルとして捉えて一元管理する考え方です。工程ごとに担当やツールが分断されている状態を、ひとつながりの流れとして設計し直します。
契約管理システムは、このCLMを実務で実現するための手段にあたります。まずは自社のどの工程がボトルネックになっているかを把握することが、システム選定の前提となります。
契約管理システムの導入後は、現場で無理なく使い続けられる仕組みを整えることが重要です。登録や更新の担当者を決めるだけでなく、紙と電子の契約書を同じ基準で管理し、定期的に情報を見直すことで、自社に合った運用ルールを検討しやすくなります。
契約管理システムを比較するときは、「どの機能があるか」だけでなく「困ったときにどこまで支援を受けられるか」にも目を向けたいところです。導入支援、問い合わせ窓口、対応時間、専任担当者などを自社の課題と照らし合わせることで、選定時の判断材料を整理できます。
契約管理の中で、大きく分けると統合管理の不足・煩雑な承認ルート・契約書管理の属人化の3つがボトルネックになることが多くあります。
そこで、代表的な3つのボトルネックが原因で顕在化する課題別に、それぞれおすすめの契約管理システムを紹介します。
