契約が多様化する中、紙の契約書やExcelでの契約管理では限界があります。そこで活用したいのが契約管理システムです。契約管理システムでは、何ができるのでしょうか？
本記事では、システム導入にあたって知っておきたい契約管理システムの基本を解説します。
契約管理システムは、企業が締結した契約書を電子的に一元管理し、業務効率化とリスク軽減を図るためのツールです。契約書の紛失リスクの低減、更新漏れの防止、情報共有の円滑化などが期待でき、法務部門の業務負担軽減にもつながります。
ペーパーレス化やセキュリティ強化も実現可能です。契約管理システムは、契約書のライフサイクル全体をデジタルで管理し、企業のコンプライアンス強化や業務の効率化に貢献します。
契約書に設定された契約期間や更新日を管理し、期限が近づくと自動で通知する機能です。更新漏れや解約忘れを防ぎ、無駄な支払いを避けることができます。
契約書の基本情報（契約相手、締結日、有効期限など）を一覧化した台帳を自動で作成する機能です。契約内容の把握が容易になり、管理業務の効率化が図れます。
契約書の本文や関連情報をキーワードや属性で検索できる機能です。必要な契約書を迅速に見つけ出し、業務のスピードアップが可能となります。
ユーザーごとに閲覧・編集・削除などの権限を設定する機能です。機密情報への不正アクセスを防ぎ、組織内で必要な情報だけを共有可能にします。また、承認フローや担当者ごとの作業制限も設定でき、セキュリティと業務効率を両立できます。
契約管理システムを導入することで、契約書の保管・検索・更新管理を一元化でき、情報の見落としや更新漏れを防げます。また、契約内容の共有や承認フローを効率化でき、業務時間の削減に貢献します。
さらに、アクセス権限の設定により情報漏洩リスクを低減し、コンプライアンス強化やセキュリティ向上も実現可能です。
「契約管理システム」と「契約書管理システム」は、どちらも契約書の保管・検索・期限管理などの機能を提供するシステムで、ほぼ同じです。両者は、契約書の電子化・一元管理を通じて業務効率化やリスク軽減を目的としており、機能や目的に大きな違いはありません。
システムを選ぶ際は、名称ではなく、実際に搭載されている機能で判断しましょう。
契約管理システムは、導入形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。
クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する方式。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えつつ短期間で導入可能です。一方、オンプレミス型は、自社内のサーバーにシステムを構築する方式で、管理コストや導入期間がクラウド型よりかかる傾向があります。
契約管理の中で、大きく分けると統合管理の不足・煩雑な承認ルート・契約書管理の属人化の3つがボトルネックになることが多くあります。
そこで、代表的な3つのボトルネックが原因で顕在化する課題別に、それぞれおすすめの契約管理システムを紹介します。
